A atuação na consultoria me permite conhecer por dentro várias farmácias, o que traz um enorme ganho tanto em conhecimento dos processos como em inovação e alternativas.
No meu trabalho, uma questão freqüentemente abordada é se a equipe é suficiente para a produtividade desejada, e se é possível evoluir dentro do cenário existente.
Uma inspiração cinematográfica para exemplificar essa reflexão vem de Charles Chaplin, em Tempos Modernos – se não conhece, é bom procurar. O clássico filme de 1936 mostra a rotina de uma fábrica no (hoje distante) século XX, em sua linha de montagem.As cenas se desenrolam mostrando as “desventuras” de um funcionário que quase sempre destoava da equipe, mais atrapalhando que colaborando com o resultado do setor. Você pode ver um trecho aqui.
Vamos analisar alguns pontos que podemos observar e transpor para nossa realidade magistral:
- As tarefas são executadas em seqüência, de forma interligada
- A falha na execução de uma etapa compromete as seguintes
- Um funcionário não qualificado pode comprometer toda produção
- Existe um responsável pela supervisão da produção
- Um gestor que se coloca distante dos processos pode tomar decisões erradas
Bem parecido com uma farmácia, não é?
Como se vê, há pelo menos uns 90 anos os desafios da produtividade estão diante de nós, sem grandes alterações. Da mesma forma as soluções que se desenvolveram para estas questões seguem um modelo, baseado na integração de todas as peças dessa engrenagem magistral.
Considerando então os cinco pontos descritos acima, vamos às considerações.
Gestão
O gestor magistral deve conhecer todas as etapas do seu negócio, definindo auxiliares capacitados para as áreas que não tenha afinidade ou domínio suficiente. Lembrando algo importante, delegar não é “delargar”, certo?
Atribuição de responsabilidades
Os supervisores designados para os setores da farmácia precisam de um canal direto com o gestor, para que as expectativas estejam alinhadas e não haja cobranças acima do combinado. Metas inatingíveis desmotivam as equipes e não melhoram os resultados. As atribuições específicas do cargo precisam ser claras e totalmente compreendidas, e o perfil do supervisor suficientemente detalhado para que a seleção seja facilitada.
Qualificação da equipe
Uma condição indispensável para a execução correta das tarefas, seja qual for o setor, é o conhecimento prévio das atividades, equipamentos, utensílios e demais materiais envolvidos. A rotina de treinamento é, além de exigência legal, uma ferramenta para a evolução da equipe. A execução do treinamento por si não garante a melhoria dos processos, pois o acompanhamento da aplicação do conhecimento transmitido é absolutamente necessário.
Definição das etapas do processo
Embora seja desejável, em muitos casos não é possível reduzir o número de etapas no processo, o que leva à necessidade de otimizar os resultados em cada uma delas. Essa otimização pode requerer investimentos em equipamentos mais adequados, treinamento da equipe e supervisão próxima, que permitam garantir a melhor relação entre pessoal/instalações/resultados.
Prevenção de retrabalho
O mapeamento dos gargalos e ralos da produção e o correto tratamento das não conformidades encontradas são medidas importantes para a prevenção do retrabalho e para implantação de medidas de melhoria. Uma ferramenta interessante para promoção de melhorias é o ciclo PDCA, que proporciona uma análise rápida da efetividade das medidas adotadas e eventual necessidade de correções.
Então, como vemos, estamos vivendo a mesma “modernidade” dos anos 30 do século passado, buscando essencialmente os mesmos alvos, com a vantagem de termos algumas ferramentas mais adequadas para conseguir melhores resultados.
Não deixe que a engrenagem te engula – domine os processos e as metas, qualifique e incentive a equipe, e admita que ser melhor a cada dia só é possível porque somos inevitavelmente imperfeitos.
E aí? O que vamos melhorar hoje?
Farmacêutica consultora